עורכים בת מצווה בבית? זה מה שכדאי לבקש מהקייטרינג

כשעורכים בת מצווה בבית, הקייטרינג צריך לתת לכם, חוץ מהאוכל, את מה שאולם נותן בלי שמבקשים: מישהו שמגיש, כלים להגשה, דרך לשמור את האוכל חם, הקמה לפני האורחים ופינוי אחריהם. תפריט טוב לבד לא מספיק, כי בבית אין צוות ומטבח של אולם. לכן כדאי לפתוח את השיחה עם הקייטרינג בשאלה מה מגיע איתו ביום עצמו, ורק אחר כך לעבור לאוכל.

מה אולם נותן מעצמו, ובבית צריך לבקש?

באולם רוב הדברים קורים מעצמם: יש מלצרים, יש מטבח עם ציוד חימום, יש שולחנות ומפות, ומישהו אחר מנקה בסוף. בבית כל אחד מהדברים האלה הוא שאלה פתוחה, ואם לא שאלתם עליו, הוא נופל עליכם. לכן שאלו את הקייטרינג על כל אחד מהם במפורש, ובקשו לשמוע מה כלול בהזמנה ומה לא.

מזנון או הגשה לשולחנות?

הבחירה בין מזנון להגשה לשולחנות קובעת איך הבית ייראה. במזנון האורחים ניגשים ולוקחים בעצמם, וזה מתאים לאירוע עם הרבה ילדות שזזות ממקום למקום, אבל צריך לפנות לו מקום לשולחן ארוך, ועדיף מקום שאפשר לגשת אליו משני הצדדים, כדי שלא ייווצר תור. בהגשה לשולחנות כל אחד יושב ומקבל מנה, וזה נותן אירוע רגוע יותר, אבל רק אם יש מקום ישיבה לכולם ויש מי שמגיש. לפני שבוחרים, מדדו את השטח ושאלו את הקייטרינג מה הוא צריך במזנון ומה בהגשה לשולחנות.

מי מגיש ומי מפנה?

כשבוחרים קייטרינג כשר לבת מצווה, כדאי לברר אם השירות כולל הגשה ופינוי או רק משלוח של האוכל. ההבדל הזה יקבע אם תוכלו לשבת עם האורחים או שתצטרכו לדאוג להגשה בעצמכם. אם השירות כולל צוות, שאלו כמה אנשי צוות יגיעו ולכמה שעות, ואם הם גם מפנים את השולחנות בסוף. אם בחרתם משלוח בלבד, החליטו מראש מי מהמשפחה אחראי על ההגשה, כדי שזה לא ייפול עליכם באמצע הערב.

איך האוכל נשאר חם בבית?

האוכל צריך להגיע חם ולעלות לשולחן זמן קצר אחרי שהגיע, ולכן כדאי לתכנן את שעת ההגעה של הקייטרינג לפי שעת הארוחה ולא לפי מה שנוח למישהו. על ההובלה אחראי הקייטרינג: התקנות מחייבות אותו להוביל אוכל חם ואוכל קר במכל מבודד וסגור, ומגבילות לשעתיים את הזמן שאוכל יכול לעמוד בטמפרטורה שאינה חמה ואינה קרה. חלק מהשעתיים האלה עובר אצלכם בבית, ולכן מה שאתם צריכים לבדוק הוא הזמן.

שאלו את הקייטרינג כמה זמן עובר מהרגע שהאוכל יוצא מהמטבח שלו ועד שהוא על השולחן אצלכם. שאלו גם אם הוא מביא ציוד שמחזיק את האוכל חם, או שהוא מתכנן להשתמש בתנור שלכם. אם הוא מתכנן להשתמש בתנור שלכם, ספרו לו כמה מגשים התנור מכיל, כי תנור ביתי אחד לא יחמם בבת אחת את כל המנות העיקריות. אם התנור שלכם מכיל רק שניים או שלושה מגשים, בקשו שהקייטרינג יביא ציוד חימום משלו. כדאי להחזיר למקרר את מה שנשאר בחוץ אחרי הארוחה עוד לפני הקינוח, ולא בסוף הערב.

על מה חלה הכשרות כשמגישים בבית?

בקשו לראות את תעודת הכשרות ובדקו בה שני דברים: שהכתובת שרשומה עליה היא של המטבח שמכין לכם את האוכל, ושהתוקף לא פג לפני יום האירוע.

על מה שקורה לאוכל אחרי שהוא מגיע אליכם, שאלו את הקייטרינג ואת הגוף המשגיח. אם חלק מהאורחים מקפידים על כשרות, שאלו מראש אם מגיע משגיח לאירוע, אם מותר לחמם את האוכל בתנור שלכם, ואם להגיש בכלים שלכם או רק בכלים שהקייטרינג מביא. ואם המנה העיקרית בשרית, החליטו מראש על הקינוחים והשתייה החמה, כי אורחים שומרי כשרות ישאלו אם הם פרווה.

מה להכין בבית לפני שהקייטרינג מגיע?

את הבית כדאי להכין יום לפני, כי ביום עצמו כבר לא יהיה זמן לפנות מקרר או להזיז ספה. פנו מקום במקרר לסלטים ולקינוחים שמגיעים קרים, ופנו את משטח העבודה במטבח, כי שם הצוות יעבוד בשעה שלפני הארוחה. אם אתם גרים בבניין, ספרו לקייטרינג באיזו קומה הדירה, אם יש מעלית ואיפה אפשר לעצור לפריקה, כי סחיבת מכלים חמים במדרגות מאריכה את ההקמה.

בקשו מהקייטרינג לוח זמנים כתוב של היום, ובדקו אותו מול התוכנית של האירוע. הוא צריך לומר מתי הצוות מגיע, כמה זמן לוקחת ההקמה, מתי האוכל עולה לשולחן ומתי מתחיל הפינוי. ההקמה צריכה להסתיים לפני שהאורח הראשון נכנס, כי האורחים הראשונים צריכים למצוא שולחן ערוך, ולא צוות באמצע הקמה. אם יש ברכות או דבר תורה של הבת, קבעו אותם לפני הארוחה או אחריה ואמרו לקייטרינג מתי, כדי שהאוכל החם לא יחכה בצד בזמן שכולם מקשיבים.

שאלו מראש גם מה קורה עם האוכל שנשאר בסוף הערב: האם הקייטרינג משאיר אותו אצלכם, ובאילו כלים. הכינו קופסאות ומקום פנוי במקרר, כי מגשי הגשה גדולים לא נכנסים למקרר ביתי.

מה לבקש בהצעה בכתב?

הצעה בכתב היא הדרך הבטוחה להשוות בין שני קייטרינגים, כי בטלפון כל אחד נשמע כאילו הוא כולל הכול. בקשו שהיא תפרט:

• את התפריט המלא, מה לילדות ומה למבוגרים, ואם הוא בשרי או חלבי
• את צורת ההגשה: מזנון, הגשה לשולחנות או שילוב
• כמה אנשי צוות מגיעים, לכמה שעות, ואם הם גם מפנים
• אילו כלים מגיעים, חד פעמיים או רב פעמיים, ומי אוסף אותם
• איך האוכל מגיע חם ומה הקייטרינג צריך מכם במטבח
• את שעת ההגעה ואת זמן ההקמה
• את הכשרות ואת שם הגוף המשגיח
• את המינימום להזמנה ואת התאריך שבו מוסרים מספר סופי
• מי מביא שולחנות, כסאות ומפות, ולכמה אורחים
• כמה המקדמה, ומה קורה לה אם מבטלים או דוחים את האירוע
• על מה משלמים בנפרד: הובלה, צוות, כלים, שתייה

אל תוותרו על הסעיף האחרון, כי שתי הצעות שנראות קרובות במחיר יכולות להיות רחוקות מאוד כשמוסיפים להן את מה שלא נכלל.

איך נראית שיחת התיאום עם הקייטרינג?

התקשרו לקייטרינג כשיש לכם תאריך ומספר אורחים בקירוב. לפני השיחה עשו סיבוב אחד בבית, ובדקו איפה יעמדו המזנון או השולחנות, איפה הצוות יכול לעבוד במטבח, ואיפה תעמוד הבת כשכולם מברכים אותה. אחרי הסיבוב קל יותר לענות לקייטרינג כשהוא שואל, וגם לזהות מתי הוא לא שואל. קייטרינג ששואל על השטח, על המטבח ועל הגילאים של האורחים לפני שהוא מדבר על מנות, כנראה עשה אירועים בבית לא פעם.

בשיחה עצמה עברו על הטבלה שבראש העמוד לפי הסדר. אם באירוע יהיו גם קישוטים, בלונים או הפעלה לבנות, ספרו על כך לקייטרינג כבר בשיחה הראשונה, כי שולחן מזנון וקיר צילום לא יכולים לעמוד באותה פינה.